Xác định vai trò nhà cung cấp: 2 mô hình nền tảng không thể bỏ qua

1. Phân khúc nhà cung cấp là gì?

Phân khúc nhà cung cấp là bước vẽ lại toàn bộ mạng lưới nhà cung cấp nhằm làm rõ vai trò của từng đối tác: ai là đối tác chiến lược cần ưu tiên, ai là nhà cung cấp thông thường chỉ cần quản trị ở mức cơ bản. Nói cách khác, đây là quá trình chia nhà cung cấp thành các nhóm rõ ràng để doanh nghiệp có cơ sở phân bổ thời gian, nguồn lực và mức độ quản lý phù hợp.

Mục tiêu của việc phân khúc nhà cung cấp là xác định đúng mức độ ưu tiên và xây dựng chiến lược quản trị phù hợp cho từng nhóm. Dĩ nhiên, việc lựa chọn mô hình phân khúc cũng phải bám sát chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

Mục tiêu của việc phân khúc nhà cung cấp là xác định đúng mức độ ưu tiên và xây dựng chiến lược quản trị phù hợp cho từng nhóm.
Nguồn: Envato

Khi được thực hiện đúng, phân khúc nhà cung cấp mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp:

• Thứ nhất, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực thông minh hơn, tập trung thời gian, ngân sách và công sức vào những nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh.
• Thứ hai, doanh nghiệp chủ động hơn trong việc điều chỉnh chiến lược hợp tác, bởi mỗi nhóm nhà cung cấp đòi hỏi cách tiếp cận khác nhau nhằm vừa gia tăng giá trị, vừa giảm thiểu rủi ro.
• Cuối cùng, hoạt động vận hành trở nên hiệu quả hơn khi các nhà cung cấp ít quan trọng có thể được quản lý bằng quy trình đơn giản, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.

Hiện nay, có nhiều mô hình được sử dụng để phân khúc nhà cung cấp. Trong phạm vi bài viết này tôi sẽ tập trung vào 2 mô hình: mô hình Kim Tự Tháp (Pyramid Tiered) và Ma trận Kraljic.

2. Mô hình Kim Tự Tháp

2.1. Định nghĩa

Mô hình Kim tự tháp (Pyramid Tiered) là phương pháp phân khúc nhà cung cấp dựa trên giá trị chi tiêu và mức độ quan trọng, được xây dựng dựa trên Phân tích ABC, hay còn gọi là nguyên tắc Pareto 80/20.

Phân khúc nhà cung cấp theo mô hình Kim tự tháp (Pyramid Tiered).
Nguồn: Brand Camp

Mô hình này thường thấy ở những công ty theo chiến lược chi phí thấp, nơi kiểm soát và tối ưu chi phí là yếu tố được ưu tiên hàng đầu. Vì thế, mức chi tiêu theo từng nhà cung cấp trở thành tiêu chí phân khúc quan trọng nhất. Hiểu một cách đơn giản, nhà cung cấp nào chiếm càng nhiều chi tiêu của công ty, thì tiềm năng tiết kiệm thông qua đàm phán giá, tối ưu hợp đồng hoặc cải tiến quy trình càng cao.

2.2. Cách thức phân chia

Khi phân tích dữ liệu chi tiêu, chúng ta thường áp dụng nguyên tắc Pareto, nghĩa là khoảng 20% nhà cung cấp chiếm tới 80% tổng chi tiêu. Tuy nhiên, đây không phải là tỷ lệ cố định. Những doanh nghiệp khác nhau có thể sẽ có các tỷ lệ khác nhau như 70/30, 90/10.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, chỉ 2% nhà cung cấp (gọi là nhóm A) chiếm tới 30% chi tiêu; 20% tiếp theo (nhóm B) chiếm 50% và 78% còn lại (nhóm C) chỉ chiếm có 20%.

Dựa trên kết quả này, mô hình Kim tự tháp được sử dụng để trực quan hóa cấu trúc nhà cung cấp như sau:

• Đỉnh tháp là nhà cung cấp chiến lược – nhóm A, đóng vai trò then chốt.
• Giữa tháp là nhà cung cấp ưu tiên – nhóm B, vẫn quan trọng nhưng ít rủi ro hơn.
• Và phần đáy là nhà cung cấp giao dịch – nhóm C, chủ yếu phục vụ nhu cầu vận hành thường ngày.

Như vậy, chỉ với một tiêu chí là mức chi tiêu, doanh nghiệp đã có thể xác định được nhóm nhà cung cấp nào cần tập trung nguồn lực nhiều nhất. Tuy nhiên, chỉ dừng ở đó thì chưa đủ, vì phân tích ABC chỉ phản ánh tầm quan trọng về mặt chi tiêu, chứ chưa đánh giá được mức độ rủi ro hay tính chiến lược của từng nhà cung cấp.

3. Ma trận Kraljic

3.1. Định nghĩa

Ma trận Kraljic do Peter Kraljic phát triển từ những năm 1980 và cho đến nay vẫn được xem là một trong những mô hình nền tảng của hoạt động mua hàng chiến lược.

Phân khúc nhà cung cấp theo Ma trận Kraljic.
Nguồn: Brand Camp

Khác với mô hình Kim tự tháp vốn tập trung chủ yếu vào chi tiêu, Ma trận Kraljic tiếp cận việc phân khúc nhà cung cấp trên hai chiều chiến lược:

• Trục tung – Rủi ro cung ứng (Supply Risk): phản ánh mức độ dễ tổn thương của doanh nghiệp nếu chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
• Trục hoành – Tác động đến lợi nhuận (Profit Impact): thể hiện mức độ ảnh hưởng của nhà cung cấp đến doanh thu, biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Mời bạn xem thêm: 5 rủi ro phổ biến trong quản trị mua hàng và cách để quản trị hiệu quả

3.2. Cách thức phân chia

Từ hai trục này, Ma trận Kraljic tạo thành bốn góc phần tư, tương ứng với bốn nhóm nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhóm đại diện cho một mức độ quan trọng và rủi ro riêng, từ đó đòi hỏi cách tiếp cận và chiến lược quản trị quan hệ nhà cung cấp hoàn toàn khác nhau.

• Nhóm 1: Chiến lược (Strategic): Rủi ro cao, Tác động cao

  • Đây là những đối tác mang tính sống còn đối với doanh nghiệp, cực kỳ quan trọng và rất khó thay thế.
  • Chiến lược: Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, dài hạn, dựa trên sự tin cậy, minh bạch và cùng phát triển, thay vì chỉ tập trung vào yếu tố giá.
• Nhóm 2: Đòn bẩy (Leverage): Rủi ro thấp, Tác động cao
  • Nhóm này cung cấp các sản phẩm quan trọng, mua số lượng lớn, nhưng thị trường lại có nhiều nhà cung cấp thay thế. Điều này mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế thương lượng rất lớn.
  • Chiến lược tập trung vào tối đa hóa giá trị thông qua đàm phán giá, tổ chức đấu thầu cạnh tranh, chuẩn hóa yêu cầu và tận dụng quy mô mua sắm.
• Nhóm 3: Nút thắt cổ chai (Bottleneck): Rủi ro cao, Tác động thấp
  • Đúng như tên gọi, đây là những nhà cung cấp các mặt hàng giá trị không cao, nhưng lại rất cần thiết và khó thay thế. Thiếu họ có thể khiến toàn bộ quy trình vận hành bị đình trệ.
  • Chiến lược: Đảm bảo an toàn cung ứng, tìm nguồn thay thế và giảm sự phụ thuộc.
• Nhóm 4: Không quan trọng (Non-critical): Rủi ro thấp, Tác động thấp
  • Nhóm này cung cấp các sản phẩm đơn giản, giá trị thấp và dễ mua trên thị trường.
  • Chiến lược: Đơn giản hóa quy trình, tăng cường tự động hóa và giảm chi phí hành chính để nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Ma trận Kraljic tiếp cận việc phân khúc nhà cung cấp trên hai chiều chiến lược: Rủi ro cung ứng và Tác động đến lợi nhuận.
Nguồn: Envato

3.3. Cách rà soát và cập nhật ma trận định kỳ

Ma trận Kraljic là một mô hình linh hoạt, vì thị trường liên tục biến động, nên vị trí của các nhà cung cấp trong ma trận có thể thay đổi theo thời gian. Chẳng hạn một nhà cung cấp có thể từ nhóm “Đòn bẩy” chuyển sang “Chiến lược” nếu mức độ rủi ro hoặc tầm ảnh hưởng của họ thay đổi. Vì vậy, chúng ta nên rà soát và cập nhật ma trận định kỳ.

Cụ thể, khi đánh giá trục Rủi ro Cung ứng (Supply Risk), hãy xem xét thêm các yếu tố như:

• Mức độ Biến động của chuỗi cung ứng liên quan đến ngành hàng và nhà cung cấp này là bao nhiêu? Thị trường này có thường xuyên biến động giá, có bất ổn chính trị, hay rủi ro thiên tai không?
• Sự tham gia của các bên liên quan: Mức độ mà ngành hàng này phụ thuộc vào ý kiến đa dạng, phức tạp từ các bên nội bộ liên quan (như kỹ thuật, marketing) để hiện thực hóa lợi ích là bao nhiêu? Sự tham gia của các bên càng nhiều, ý kiến càng phức tạp thì rủi ro trong quản lý càng cao.

Đối với trục Tác động đến lợi nhuận (Profit Impact), hãy đánh giá chi tiết hơn về:

• Tác động Sự cố: Nếu nhà cung cấp này gặp sự cố và ngừng giao hàng, mức độ ảnh hưởng đến vận hành, doanh thu và khả năng phục vụ khách hàng của chúng ta sẽ nghiêm trọng đến đâu?
• Tác động Thương hiệu: Việc hợp tác với nhà cung cấp này mang lại giá trị hay tiềm ẩn rủi ro cho hình ảnh thương hiệu của chúng ta ra sao? Chẳng hạn liên quan đến tiêu chuẩn lao động, môi trường…?
• Tác động Chiến lược: Nếu chúng ta quản lý mối quan hệ này tốt hơn 10%, thì lợi ích gia tăng đóng góp cho chiến lược chung của công ty là bao nhiêu? Liệu điều đó có giúp chúng ta ra mắt sản phẩm mới nhanh hơn, hay thâm nhập thị trường mới không?

Chỉ khi mở rộng và đào sâu các tiêu chí đánh giá như vậy, doanh nghiệp mới có thể xây dựng một bức tranh toàn diện về vai trò thực sự của từng nhà cung cấp, từ đó phân bổ nguồn lực quản trị một cách chính xác và chiến lược hơn.

Mọi mối quan hệ hợp tác đều mang tính hai chiều và quản trị quan hệ với nhà cung cấp cũng không ngoại lệ.
Nguồn: Envato

4. Kết luận

Trên đây là hai mô hình giúp doanh nghiệp phân khúc và đánh giá mạng lưới nhà cung cấp từ góc nhìn của chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong mọi mối quan hệ hợp tác đều mang tính hai chiều và quản trị quan hệ với nhà cung cấp cũng không ngoại lệ. Trong bài viết tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu đến bạn một mô hình bổ trợ cho Kraljic, đó là “Ma trận Ưu tiên Nhà cung cấp” (Supplier Preferencing Matrix).

Nội dung được trích từ Khóa học “Supplier Relationship Management: Quản trị Quan hệ với Nhà cung cấp”. Khoá học này sẽ cung cấp quy trình và công cụ để bạn phân bổ nguồn lực một cách có chiến lược khi làm việc với mạng lưới NCC dày đặc, từ đó cải thiện mức độ hợp tác, nâng cao năng lực NCC, tiết kiệm chi phí vận hành và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững.

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là chị Võ Thị Đoan Trinh, Former Purchasing Director tại Eco Pharmaceutical. Chị sở hữu bằng MBA; chứng chỉ CSCMP và CPSP do ISCEA cấp; đồng thời là Trainer Top 40 và thành viên Ban Giám khảo cuộc thi LogiChain 2025. Ngoài ra, chị cũng thường chia sẻ chuyên môn tại các trường Đại học (NEU, UEH và RMIT).