5 rủi ro phổ biến trong quản trị mua hàng và cách để quản trị hiệu quả

1. Vai trò của phòng mua hàng trong quản trị rủi ro

Khi nhắc đến phòng Mua hàng, nhiều người thường nghĩ ngay đến nhiệm vụ kiểm soát chi phí. Điều này không sai, nhưng nếu chỉ nhìn Procurement dưới góc độ “mua sao cho rẻ”, thì vai trò của mua hàng đang bị hiểu chưa đầy đủ.

Trong thực tế, phòng Mua hàng còn đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng khác như quản lý nhà cung cấp, đàm phán các điều kiện thương mại, quản lý hợp đồng và đơn hàng, theo dõi quá trình giao nhận, cũng như phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý những vấn đề phát sinh. Đặc biệt, có một vai trò mang tính then chốt nhưng chưa được đánh giá đúng mực: quản trị rủi ro trong mua hàng.

Procurement không chỉ là người đi mua, mà còn là người bảo vệ doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro liên quan đến vận hành, tài chính, pháp lý, an toàn và uy tín doanh nghiệp.

Theo tiêu chuẩn ISO 31000, quản trị rủi ro là quá trình nhận diện, phân tích, đánh giá và kiểm soát những rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Khi áp dụng vào hoạt động mua hàng, rủi ro không chỉ nằm ở giá, mà còn liên quan đến vận hành, tài chính, pháp lý, an toàn và uy tín doanh nghiệp.

Quan trọng hơn, quản trị rủi ro trong mua hàng cần được khởi động ngay từ bước đầu tiên của quy trình Yêu cầu mua hàng và phải được duy trì xuyên suốt toàn bộ chuỗi hoạt động, từ đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng cho đến giao nhận và thanh toán. Ở mỗi giai đoạn, các rủi ro tiềm ẩn đều cần được nhận diện và đánh giá để chủ động xây dựng phương án kiểm soát phù hợp.

Mời bạn xem thêm: Vai trò chiến lược của bộ phận Procurement trong doanh nghiệp

2. Những loại rủi ro phổ biến trong mua hàng

2.1. Rủi ro vận hành

Là những rủi ro trong quá trình thực thi hợp đồng và cung ứng, làm gián đoạn và ảnh hưởng đến dự án. Đó có thể là:

• Chất lượng: hàng hoá được giao không đúng quy cách trong hợp đồng, chất lượng không đồng nhất, dịch vụ không đạt cam kết…
• Tiến độ và giao hàng.
• Năng lực sản xuất và thực hiện dịch vụ của nhà cung cấp: không đủ kinh nghiệm và năng lực để triển khai dự án, thiếu nhân sự, máy móc, không quản lý được bên thứ ba.
• Rủi ro về phối hợp và quy trình nội bộ: yêu cầu mua hàng thay đổi liên tục hoặc không rõ ràng, trao đổi thông tin nội bộ không rõ ràng, quy trình phê duyệt dài...
• Rủi ro về sử dụng và vận hành: sản phẩm không tương thích điều kiện thực tế, chi phí phát sinh cho việc bảo trì thay thế quá cao, khó nâng cấp, không có hỗ trợ kỹ thuật.

Từ góc độ đó, vai trò của Procurement trong quản trị rủi ro vận hành không dừng lại ở việc chọn nhà cung cấp có giá tốt, mà bắt đầu ngay từ khả năng đặt câu hỏi đúng ở bước yêu cầu mua hàng, đánh giá năng lực thực thi thực tế của nhà cung cấp, thiết kế các điều khoản hợp đồng nhằm hạn chế rủi ro và chủ động phối hợp với các phòng ban sử dụng, vận hành.

Rủi ro vận hành.

2.2. Rủi ro tài chính

Là những rủi ro liên quan đến dòng tiền, khả năng chi trả, và tổn thất tài chính phát sinh trong toàn bộ quá trình mua hàng và sử dụng sản phẩm/dịch vụ. Bao gồm:

• Khả năng tài chính của NCC: thiếu vốn lưu động để thực hiện việc cung ứng theo hợp đồng, nguy cơ mất khả năng thanh toán, hoặc giải thể.
• Rủi ro mất tiền tạm ứng.
• Chi phí phát sinh: do điều khoản trong hợp đồng không bao quát hết phạm vi công việc, hoặc thay đổi trong quá trình thực hiện, chi phí ẩn.
• Biến động tỉ giá.
• Rủi ro mất quyền chủ động mua hàng: nhà cung cấp độc quyền, hoặc nhà cung cấp sở hữu source code.

Từ góc độ quản trị, rủi ro tài chính trong mua hàng không chỉ nằm ở việc “mua có rẻ hay không”, mà nằm ở khả năng bảo vệ dòng tiền và quyền chủ động trong mua hàng của doanh nghiệp, và sử dụng hàng hoá và dịch vụ. Vai trò của Procurement là nhìn xa hơn báo giá ban đầu, phân tích chi phí theo Tổng giá trị sở hữu để tìm cho ra được các chi phí ẩn, cũng như phối hợp với bộ phận tài chính để đánh giá sức khỏe tài chính của nhà cung cấp, thiết kế điều khoản thanh toán và hợp đồng phù hợp.

Rủi ro tài chính.

2.3. Rủi ro pháp lý và tuân thủ

Là những rủi ro phát sinh khi hoạt động mua hàng không tuân thủ pháp luật, chuẩn mực đạo đức, và các quy định chính sách của doanh nghiệp dẫn đến việc tranh chấp, thiệt hại tài chính, và ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

• Rủi ro từ hợp đồng và điều kiện pháp lý: như điều khoản trách nhiệm, nghĩa vụ không rõ ràng giữa các bên. Và đặc biệt là điều khoản chấm dứt hợp đồng, bồi thường và vi phạm hợp đồng... hay hợp đồng thiếu điều khoản bảo vệ doanh nghiệp.
• Rủi ro tuân thủ: phát sinh từ việc không tuân thủ các quy định của pháp luật như thuế, luật lao động, bảo hiểm, an toàn thực phẩm, an toàn lao động… và các quy định nội bộ của doanh nghiệp (ví dụ: không thực hiện đúng quy trình, bỏ qua các bước phê duyệt/kiểm soát cần thiết). Ngoài ra, rủi ro còn đến từ việc không tuân thủ các quy định về chống hối lộ, đặc biệt trong các giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc các đối tượng có quy định cụ thể, cũng như các xung đột lợi ích cá nhân.
• Rủi ro về tiết lộ thông tin mật: bao gồm thông tin của sản phẩm sắp ra mắt, thông tin về công nghệ của doanh nghiệp, và cả thông tin về giá và đấu thầu.

Rủi ro pháp lý và tuân thủ trong mua hàng không chỉ là câu chuyện của hợp đồng hay phòng Pháp chế, mà bắt nguồn từ chính các quyết định và hành vi trong quá trình lựa chọn, làm việc với nhà cung cấp. Procurement đóng vai trò tuyến phòng thủ đầu tiên trong việc đảm bảo tính minh bạch, liêm chính và bảo mật thông tin, đồng thời ngăn ngừa các rủi ro liên quan đến hối lộ, xung đột lợi ích và vi phạm quy định.

Rủi ro pháp lý và tuân thủ.

2.4. Rủi ro về an toàn và con người

Trong mua hàng, đó là những rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm và dịch vụ liên quan đến sức khoẻ, tính mạng của con người. Đây được coi là một rủi ro lớn và nghiêm trọng vì ảnh hưởng đến chi phí và trách nhiệm pháp lý, đạo đức, và hình ảnh của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Rủi ro tai nạn lao động, cháy nổ.
• Rủi ro về mức độ an toàn của sản phẩm/dịch vụ.
• Rủi ro về sức khoẻ.
• Rủi ro về trách nhiệm đạo đức xã hội.

Vai trò của Procurement không chỉ là mua đúng sản phẩm hay dịch vụ, mà còn là đảm bảo các quyết định mua hàng không tạo ra nguy cơ cho sức khỏe, tính mạng và trải nghiệm của con người. Khi đặt yếu tố an toàn làm ưu tiên, Procurement đang góp phần bảo vệ giá trị cốt lõi và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Rủi ro về an toàn và con người.

2.5. Rủi ro về thương hiệu và uy tín

Đây là nhóm những rủi ro phát sinh tạo ra tác động tiêu cực đến thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp. Và đây là nhóm rủi ro có thể gây ra thiệt hại khó lường, cũng như hậu quả kéo dài và rất khó phục hồi.

• Rủi ro từ hành vi của nhà cung cấp: như vi phạm đạo đức kinh doanh, không tuân thủ pháp luật, tác động tiêu cực đến môi trường.
• Rủi ro từ việc trải nghiệm của khách hàng hay người dùng: thông qua các phản hồi tiêu cực, sự cố trong quá trình sử dụng (ví dụ như quà tặng kém chất lượng).
• Rủi ro từ việc thiếu minh bạch và chuẩn mực đạo đức: thông qua quy trình đấu thầu không rõ ràng, có sự xung đột về lợi ích, “có vấn đề” trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
• Rủi ro truyền thông và khủng hoảng hình ảnh.

Rủi ro về thương hiệu và uy tín là nhóm rủi ro khó nhìn thấy nhất nhưng lại để lại hậu quả lâu dài nhất. Theo đó, Procurement không chỉ là người lựa chọn nhà cung cấp, mà còn là người bảo vệ hình ảnh và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp thông qua từng quyết định mua hàng. Khi hiểu rõ và kiểm soát tốt nhóm rủi ro này, Procurement đang góp phần giữ gìn niềm tin, uy tín và lợi thế cạnh tranh bền vững cho tổ chức.

Rủi ro về thương hiệu và uy tín.

3. Những năng lực giúp Procurement quản trị rủi ro hiệu quả

Thực tế cho thấy, quản trị rủi ro trong mua hàng không đến từ may mắn, mà đến từ năng lực của người làm mua hàng. Người làm mua hàng cần có khả năng hình dung các kịch bản rủi ro ngay cả khi sự cố chưa xảy ra, từ đó chuẩn bị phương án phòng ngừa và xử lý phù hợp. Điều này có nghĩa là chúng ta không chờ đến khi sự cố xảy ra mới tìm cách xử lý, mà phải có khả năng “nhìn thấy trước” và dự đoán các rủi ro ngay từ khi dự án vừa hình thành.

Các năng lực cần thiết của procurement trong việc quản trị rủi ro trong mua hàng:

• Năng lực phân tích và đánh giá rủi ro: nhận diện rủi ro, đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác định ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận.
• Năng lực hiểu và quản lý nhà cung cấp: đánh giá năng lực thực thi, tình hình tài chính và mức độ phụ thuộc.
• Năng lực đàm phán và thiết kế điều khoản hợp đồng: sử dụng hợp đồng như một công cụ quản trị rủi ro hiệu quả.
• Năng lực giao tiếp và phối hợp liên phòng ban: bởi rủi ro trong mua hàng không thể được xử lý một cách đơn lẻ.

4. Cách chuyển từ thế bị động sang chủ động trong quản trị rủi ro

Để chuyển từ “bị động” sang “chủ động” trước những rủi ro, phòng mua hàng cần có những phương án như: xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp bao gồm thẩm định năng lực tài chính và sản xuất, hợp đồng chuẩn hoá, các điều khoản về đạo đức kinh doanh (code of conduct)… Và người mua hàng cần phải hiểu rõ nhu cầu sử dụng thực tế và có tư duy dài hạn để nhận diện các rủi ro cho từng dự án đặc thù.

Quản trị rủi ro trong mua hàng không phải là phần việc phát sinh thêm, mà chính là giá trị cốt lõi của Procurement chuyên nghiệp, đồng thời là thước đo cho tư duy chiến lược của người làm mua hàng.

5. Kết luận

Quản trị rủi ro trong mua hàng không phải là phần việc phát sinh thêm, mà chính là giá trị cốt lõi của Procurement chuyên nghiệp, đồng thời là thước đo cho tư duy chiến lược của người làm mua hàng. Và khi phòng Mua hàng thực hiện tốt vai trò này, giá trị mang lại không chỉ là tiết kiệm chi phí, mà còn là bảo vệ con người, bảo vệ uy tín và góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đây cũng là điểm khác biệt rất rõ giữa người mua hàng mang tính tác nghiệp và người mua hàng chuyên nghiệp với tư duy quản trị.

Để tìm hiểu sâu hơn về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp, cũng như các tố chất cần có của nhân viên mua hàng, mời bạn tham khảo khoá học Procurement Management: Quản trị Mua hàng. Khoá học được xây dựng nhằm cung cấp một nền tảng kiến thức bài bản và thực tiễn để làm nghề một cách chuyên nghiệp.

Đồng hành cùng học viên là chị Lê Thiên Bảo Trân – Procurement Manager kiêm Phụ trách quản lý nhà cung cấp khu vực Châu Á – Thái Bình Dương tại Sony Electronics; đồng thời là Thạc sĩ Supply Chain Management tại Đại học Sorbonne, Pháp.

Ngoài ra, chị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản trị mua hàng tại nhiều tập đoàn đa quốc gia thuộc ngành dược – dinh dưỡng như Organon, Schering Plough, Abbott. Với kinh nghiệm thực chiến và trải nghiệm vận hành, chị sẽ giúp học viên hình thành tư duy đúng và nền tảng vững chắc về nghề mua hàng – một lĩnh vực đầy thách thức nhưng cũng vô cùng thú vị.