Giải pháp tối ưu hoá thời gian làm việc của nhân viên bán hàng kênh GT

Bài viết này sử dụng số liệu thống kê trong một lần nghiên cứu cho doanh nghiệp để minh họa những vấn đề phổ biến trong ngành bán hàng. Tuy nhiên, các bạn cần lưu ý rằng các con số này chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy theo từng công ty và bối cảnh thị trường cụ thể.

1. Một ngày làm việc của NVBH thường được chia như thế nào?

Dựa trên những gì tôi quan sát được khi làm việc với nhiều đội sales GT khác nhau, một ngày làm việc điển hình của NVBH thường được phân bổ theo 4 nhóm hoạt động chính:

• Thời gian tại điểm bán (khoảng 40-45%): Bao gồm chào hàng, kiểm tra tồn kho, trưng bày, lên đơn, trao đổi với chủ cửa hàng. Đây là phần thời gian duy nhất có khả năng tạo ra doanh thu.
• Thời gian di chuyển (khoảng 25-30%): Di chuyển giữa các điểm bán, quay về nhà phân phối, xử lý các phát sinh trên tuyến. Ở nhiều tuyến GT, chỉ riêng việc di chuyển đã “ăn” gần 1/3 ngày làm việc.
• Thời gian hành chính (khoảng 20%): Chuẩn bị đầu ngày, họp, ghi nhận số liệu, báo cáo cuối ngày, đối soát tồn kho. Phần này thường tăng mạnh khi quy trình phức tạp hoặc công cụ hỗ trợ chưa tốt.
• Thời gian nghỉ ngơi cá nhân (khoảng 5-10%): Nghỉ trưa, ăn uống, nghỉ giữa ca. Đây là yếu tố cần thiết nhưng thường bị xem nhẹ khi đánh giá hiệu suất.

Nhìn vào cơ cấu này, có thể thấy chưa đến một nửa quỹ thời gian của NVBH thực sự diễn ra tại điểm bán.

Nhiều nhân viên bán hàng kênh GT làm việc trên 11 tiếng là chuyện bình thường.
Nguồn: Brand Camp

2. Những “điểm rò rỉ thời gian” trong một ngày đi tuyến

2.1. Thời gian bán hàng thực tế rất thấp

Khi quan sát chi tiết cách NVBH làm việc tại điểm bán. Trung bình, một lượt ghé thăm điểm bán chỉ kéo dài khoảng 7 phút 25 giây.

Tuy nhiên, phần thời gian thực sự dành cho thuyết phục và bán hàng chỉ khoảng 1 phút 58 giây. Đây lẽ ra phải là “khoảng vàng” tạo ra doanh thu, nhưng lại đang chiếm tỷ trọng khá khiêm tốn.

Trên thực tế, hoạt động trưng bày hàng hóa chỉ chiếm 8% thời gian ghé thăm.

Trong khi đó, các tác vụ mang tính vận hành như kiểm tra tồn kho và lên đơn hàng lại chiếm tỷ trọng tương đương, thậm chí cao hơn các hoạt động tạo giá trị bán hàng.

2.2. Thời gian chờ không được kiểm soát

Tại điểm bán, thời gian chờ chiếm khoảng 33 giây mỗi lượt ghé thăm. Nếu nhìn riêng từng cửa hàng, con số này có vẻ không đáng kể. Nhưng khi cộng dồn trên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lượt ghé thăm mỗi tháng.

Đáng chú ý hơn, nhóm “các hoạt động khác” chiếm 31% tổng thời gian tại điểm bán, nhưng lại không được giải trình rõ ràng. Khoảng thời gian này phản ánh sự thiếu cấu trúc, thiếu kỷ luật trong quy trình ghé thăm.

Khi quan sát chi tiết cách NVBH làm việc tại điểm bán. Trung bình, một lượt ghé thăm điểm bán chỉ kéo dài khoảng 7 phút 25 giây.
Nguồn: Brand Camp

2.3. Thời gian phân tích và báo cáo bị “bào mòn”

Không chỉ tại điểm bán, quỹ thời gian cuối ngày của NVBH cũng đang chịu áp lực lớn từ công việc hành chính.

Tình trạng này càng trở nên nghiêm trọng khi biểu mẫu báo cáo thường xuyên thay đổi, buộc NVBH phải liên tục thích nghi, gây lãng phí thời gian, gia tăng áp lực và làm suy giảm tinh thần làm việc.

2.4. Thời gian di chuyển chiếm tỷ trọng quá lớn

Trong toàn bộ lịch làm việc của NVBH, thời gian di chuyển đang chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Đây gần như là khoảng “thời gian chết”, bởi nó không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng lại giới hạn số lượng điểm bán có thể ghé thăm, đồng thời rút ngắn thời gian tương tác chất lượng tại mỗi cửa hàng. Mỗi giờ dành cho di chuyển đồng nghĩa với một giờ đánh mất cơ hội bán hàng.

3. Cách giảm thời gian bán không hiệu quả

Dựa trên các “điểm rò rỉ thời gian” đã được xác định, những giải pháp dưới đây được xây dựng nhằm tái cấu trúc ngày làm việc của đội ngũ bán hàng, xoay quanh hai mục tiêu cốt lõi: giảm thời gian không hiệu quả và gia tăng thời gian tạo giá trị.

3.1. Tối ưu hóa tuyến và địa bàn bán hàng

Để thu hồi một phần thời gian đang bị tiêu tốn cho việc di chuyển, doanh nghiệp cần rà soát và thiết lập lại toàn bộ tuyến bán hàng.

Việc tái cấu trúc route tuyến theo logic địa lý sẽ giúp giảm quãng đường di chuyển không cần thiết giữa các điểm bán, từ đó gia tăng số lượt ghé thăm và kéo dài thời gian tương tác chất lượng tại mỗi cửa hàng.

3.2. Quản trị thời gian tại điểm bán

Thời gian chờ trong mỗi lần ghé thăm cần được chuyển hóa từ “thời gian chết” thành thời gian hữu ích.

Điều này đòi hỏi đào tạo nhân viên các chiến thuật quản trị vi mô tại điểm bán, giúp họ chủ động tận dụng thời gian chờ để kiểm tra tồn kho, chỉnh trang quầy kệ hoặc chuẩn bị nội dung chào bán, thay vì chờ đợi một cách bị động.

Để tăng hiệu suất bán hàng, nhân viên bán hàng cần tăng hiệu suất hiệu quả và giảm thời gian không hiệu quả.
Nguồn: Brand Camp

3.3. Tối ưu quy trình báo cáo

Triển khai hệ thống quản lý phân phối (DMS) cho phép tự động hóa việc ghi nhận đơn hàng và tổng hợp báo cáo, qua đó giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ giấy tờ.

Song song, ban lãnh đạo cần thống nhất bộ biểu mẫu báo cáo chuẩn và cam kết hạn chế thay đổi, tránh việc nhân viên liên tục phải thích nghi lại từ đầu.

Mời bạn xem thêm: 5 nhóm chỉ số KPI cốt lõi trong bán hàng kênh GT.

3.4. Nâng cao kỹ năng bán hàng và trưng bày

Để tối ưu thời gian bán hàng tại điểm bán, doanh nghiệp cần triển khai các chương trình đào tạo và huấn luyện thực địa cho đội ngũ DSO và DSR.

Trọng tâm không chỉ là kỹ năng chào bán, mà là bán hàng có chiến lược và đặc biệt là khả năng chào đủ danh mục sản phẩm (SKU) nhằm gia tăng giá trị đơn hàng, thay vì chỉ tập trung vào các mã hàng dễ bán.

4. Kết luận

Bài toán hiệu suất bán hàng không nằm ở việc yêu cầu đội ngũ bán hàng nỗ lực nhiều hơn, mà nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức và quản trị thời gian làm việc hằng ngày.

Một nguyên tắc quản trị then chốt: muốn cải thiện kết quả đầu ra, trước hết phải quản trị tốt đầu vào. Trong bán hàng, đầu vào quan trọng nhất chính là thời gian.

Trên đây là phần chia sẻ của giảng viên Vũ Doãn Bình – Former Sales Director @Hayat Kimya Vietnam Company Limited. Để trang bị cho bạn một hệ thống quản trị chỉ tiêu bài bản, dựa trên dữ liệu, mời bạn tham khảo khóa học GT Sales KPI: Phân tích & Cải thiện Chỉ tiêu Bán hàng Kênh Truyền thống

Khóa học được dẫn dắt bởi ông Vũ Doãn Bình - hơn 30 năm kinh nghiệm làm quản lý bán hàng cấp cao tại các tập đoàn lớn như: Colgate Palmolive, Nestlé Vietnam, Vinamilk, Lavie, Hayat Kimya Việt Nam... Đồng thời, ông cũng tham gia tư vấn, giảng dạy về kỹ năng bán hàng, quản lý bán hàng và quản trị đội ngũ bán hàng và kênh phân phối tại nhiều công ty trên toàn quốc.