Phân biệt thuật ngữ cơ bản trong Mua hàng và Lộ trình nghề nghiệp của Nhân viên Mua hàng

1. Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

1.1. Mua hàng trực tiếp là gì?

Mua hàng trực tiếp (Direct Procurement) là khi bạn mua những hàng hóa, dịch vụ tham gia trực tiếp vào việc tạo ra thành phẩm của doanh nghiệp. Đây là những thứ bắt buộc phải có để tạo ra được sản phẩm cuối cùng.

Ví dụ:

• Nếu bạn đang làm ở một công ty sản xuất nước mắm, thì các nguyên liệu như cá, muối, nước, chất phụ gia, hay cả chai đựng nước mắm đều là những thành phần cấu tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp.
• Nếu công ty bạn làm về dịch vụ du lịch thì những khoản như: Phòng khách sạn, xe di chuyển, vé tham quan, bữa ăn, chi phí hướng dẫn viên… là những thành phần cấu thành nên tour du lịch để bán cho khách hàng.

1.2. Mua hàng gián tiếp là gì?

Mua hàng gián tiếp (Indirect Procurement) là những khoản chi phí không trực tiếp tham gia vào việc tạo ra sản phẩm, nhưng lại đóng vai trò hỗ trợ trong việc vận hành và các hoạt động của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, bao bì, dịch vụ logistics, hay các dự án chiến dịch marketing, chi phí văn phòng, điện nước…

Đây là những khoản sẽ không tạo ra sản phẩm trực tiếp, nhưng lại cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả.

Ví dụ:

• Với công ty nước mắm, mua hàng gián tiếp nghĩa là doanh nghiệp sẽ mua dây chuyền sản xuất, chi phí vận chuyển, nhà xưởng, kho bãi, các chi phí liên quan hoạt động bán hàng và Marketing.
• Với công ty du lịch thì mua hàng gián tiếp sẽ là các khoản chi phí thuê văn phòng, quảng cáo, in ấn phẩm, hoặc văn phòng phẩm.

2. Phân biệt Purchasing, Sourcing và Procurement

Khi phân biệt được rõ ràng vai trò của Purchasing, Sourcing và Procurement, các bạn sẽ biết mình đang ở đâu trong bức tranh nghề nghiệp, cần trang bị thêm gì để phát triển và đồng thời cũng hiểu hơn về cách doanh nghiệp tổ chức bộ phận mua hàng ở nhiều cấp độ khác nhau.

Ba tên gọi này nếu dịch nôm na sang tiếng Việt thì cùng là Mua hàng, nhưng thật ra khi nói về vai trò thì hoàn toàn khác nhau.

Phân biệt Purchasing, Sourcing và Procurement

2.1. Purchasing là gì?

Purchasing là mua hàng theo yêu cầu, thường được gọi vui là “Ai kêu gì, tôi mua đó”. Bạn chỉ cần đảm bảo là mua hàng đúng với yêu cầu (hàng hóa/dịch vụ) với giá đúng, giao đúng mà Người đề xuất mua hàng đưa ra.

Khi bạn thấy trên JD tuyển dụng có ghi “Purchasing Executive” hoặc “Purchaser”, bạn hiểu rằng vai trò này nghiêng về tác nghiệp, làm đúng - làm đủ - làm chuẩn theo yêu cầu là được, không đòi hỏi phải tư duy thêm. Trách nhiệm của Purchasing là lên Đơn đặt hàng (PO).

2.2. Sourcing là gì?

Khi bước vào vai trò “Sourcing”, thì câu chuyện mua hàng lúc này lại khác. Sourcing là giai đoạn trước khi bạn ra Đơn đặt hàng hay Hợp đồng, tức là bạn phải đi tìm nhà cung cấp (NCC), đánh giá và chọn lựa NCC tiềm năng.

Bạn phải so sánh phương án chốt giá và tư vấn ngược lại cho người yêu cầu mua hàng. Nói cách khác, ở bước này bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện yêu cầu, mà còn là người đóng góp giá trị thực sự, giúp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian và đảm bảo hiệu quả cho toàn bộ quá trình mua hàng.

Ví dụ: Một bạn phòng ban kỹ thuật gửi yêu cầu mua thiết bị, nhưng chưa rõ lắm về thị trường hoặc Nhà cung cấp. Lúc này, bạn là người làm Sourcing thì vai trò không thể chỉ đơn thuần là đi hỏi giá. Mà bạn cần cung cấp lại thông tin về thị trường này lớn nhỏ ra sao, có những thể loại NCC nào, năng lực tới đâu… và cùng bộ phận yêu cầu chọn ra phương án tối ưu.

Trách nhiệm của Sourcing:

• Ký kết Hợp đồng và giải quyết sự cố (nếu có).
• Không quản lý việc lên đơn hàng, thanh toán.

2.3. Procurement là gì?

Procurement là hoạch định và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp. Với vai trò Procurement, bạn sẽ là người đi xuyên suốt hành trình từ A tới Z. Nghĩa là phải lo hết: từ tìm và chọn nhà cung cấp, đàm phán, quản lý việc ra đơn hàng và ký hợp đồng, theo dõi giao nhận, xử lý phát sinh, đánh giá kết quả, và cuối cùng là… trông luôn cả phần thanh toán.

Nói ngắn gọn là: bạn ôm CẢ VÒNG ĐỜI của đơn hàng. Ngoài ra, ở vai trò Procurement bạn phải đóng vai trò tư vấn cho nội bộ, cũng như nhận diện ra được những rủi ro không chỉ cho dự án, mà còn cho cả hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Mời bạn tham khảo thêm bài viết: Phân biệt sự khác nhau giữa Sourcing và Procurement

3. Lộ trình nghề nghiệp của nhân viên mua hàng

Hành trình nghề nghiệp trong ngành mua hàng, trải dài từ cấp độ tác nghiệp cho đến cấp độ chiến lược. Mỗi nấc thang không chỉ là sự thăng tiến về chức danh, mà còn là sự trưởng thành trong tư duy và năng lực.

Có 6 cấp độ nghề nghiệp trong ngành mua hàng, bao gồm: (1) Purchasing Coordinator, (2) Purchaser/ Buyer, (3) Sourcing/ Category Executive, (4) Procurement Team Lead, (5) Procurement Manager và (6) Procurement Director.

Lộ trình nghề nghiệp của nhân viên mua hàng

3.1. Cấp độ 1: Nhân viên quản lý đơn hàng (Purchasing Coordinator)

Đây là điểm khởi đầu, nơi bạn làm quen với các quy trình cơ bản: tiếp nhận yêu cầu mua, lên đơn hàng, gửi cho nhà cung cấp, theo dõi giao nhận và chứng từ.

Công việc tập trung nhiều vào vận hành và xử lý giấy tờ, có thể hơi “hành chính” một chút, nhưng đây chính là nền tảng để bạn hiểu rõ cách quy trình mua hàng vận hành trong thực tế cũng như giấy tờ thủ tục cần thiết.

3.2. Cấp độ 2: Nhân viên mua hàng (Purchaser/ Buyer)

Ở cấp độ này, bạn đã bắt đầu bước ra khỏi bàn giấy; bạn không còn chỉ “chuyển đơn” mà đã bắt đầu tương tác trực tiếp với thị trường chẳng hạn như tìm nhà cung cấp, thương lượng giá và điều khoản, quản lý tiến độ giao hàng, học cách đàm phán và cân bằng lợi ích cho cả 2 bên.

3.3. Cấp độ 3: Chuyên viên cung ứng/ Quản lý ngành hàng (Sourcing/ Category Executive)

Đây là lúc bạn chuyển từ “người mua hàng” sang “người kiến tạo giải pháp”. Bạn phân tích thị trường, hiểu rõ ngành hàng mình phụ trách, theo dõi biến động của thị trường, giá nguyên liệu lên xuống thất thường. Bạn phải biết đọc dữ liệu, dự báo và đưa lời khuyên ngược lại cho bộ phận đề xuất.

Ở cấp độ này, vai trò của bạn là chọn đúng nhà cung cấp, và rộng hơn nữa là định hình mô hình vận hành ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.

3.4. Cấp độ 4: Trưởng nhóm mua hàng (Procurement Team Lead)

Đây có thể nói là bước ngoặt quan trọng trong lộ trình nghề nghiệp của bạn, bạn sẽ phải vừa làm chuyên môn, vừa quản lý con người.

Thách thức đặt ra là: Bản thân bạn “làm giỏi” và giúp cả team “làm giỏi”, có thể phụ trách ngành marketing hoặc vận hành. Bạn đảm bảo KPI, huấn luyện nhân viên, và là cầu nối giữa nhóm của bạn với quản lý cấp cao hơn, cũng như đứng ra giải quyết các sự vụ của team.

Đây là cấp độ mà bạn bắt đầu rèn tư duy lãnh đạo và khả năng quản lý áp lực và con người, và cũng là bệ phóng để bước lên cấp quản lý toàn bộ phòng ban.

3.5. Cấp độ 5: Trưởng phòng mua hàng (Procurement Manager)

Ở vị trí này, trọng tâm đã dịch chuyển: từ xử lý tác vụ sang quản trị toàn diện. Bạn chính thức trở thành “nhạc trưởng”, bạn sẽ không cần tự tay chơi từng nhạc cụ nữa, mà phải đảm bảo cả dàn nhạc chơi đúng nhịp.

Bạn phải vừa nhìn Big Picture (chiến lược, chi tiêu toàn công ty), vừa tinh chỉnh từng chi tiết (quy trình, rủi ro, nhà cung cấp). Đây cũng là lúc bạn đại diện phòng mua hàng tham gia bàn chuyện lớn cùng Ban giám đốc. Do đó, bạn cần phải nắm rõ:

• Các ngành hàng chính và mức độ chi tiêu của công ty
• Danh sách nhà cung cấp chiến lược và hiệu suất của họ qua từng năm
• KPIs, quy trình và chính sách mua hàng đang được áp dụng
• Cách phối hợp với các phòng ban khác như tài chính, pháp lý, Marketing
• Đồng thời, bạn cũng là người quản lý rủi ro, đảm bảo mọi hoạt động mua hàng không chỉ hiệu quả mà còn tuân thủ đạo đức kinh doanh.

3.6. Cấp độ 6: Giám đốc mua hàng (Procurement Director)

Đây là “đỉnh cao” trong lộ trình nghề nghiệp. Bạn vừa phải điều hành cả phòng mua hàng, vừa trực tiếp tham gia hoạch định chiến lược công ty. Từ việc mở rộng nhà máy, ra mắt sản phẩm mới cho đến xây dựng mạng lưới cung ứng toàn cầu.

Những quyết định của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, thị phần, hay thậm chí là thành công của một dự án mở rộng. Bạn không chỉ mua hàng, bạn đang góp phần định hình hướng đi của cả doanh nghiệp.

Để tìm hiểu sâu hơn về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp, cũng như các tố chất cần có của nhân viên mua hàng, mời bạn tham khảo khoá học Procurement Management: Quản trị Mua hàng. Khoá học được xây dựng nhằm cung cấp một nền tảng kiến thức bài bản và thực tiễn để làm nghề một cách chuyên nghiệp.

Đồng hành cùng học viên là chị Lê Thiên Bảo Trân – Procurement Manager kiêm Phụ trách quản lý nhà cung cấp khu vực Châu Á – Thái Bình Dương tại Sony Electronics; đồng thời là Thạc sĩ Supply Chain Management tại Đại học Sorbonne, Pháp.

Ngoài ra, chị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản trị mua hàng tại nhiều tập đoàn đa quốc gia thuộc ngành dược – dinh dưỡng như Organon, Schering Plough, Abbott. Với kinh nghiệm thực chiến và trải nghiệm vận hành, chị sẽ giúp học viên hình thành tư duy đúng và nền tảng vững chắc về nghề mua hàng – một lĩnh vực đầy thách thức nhưng cũng vô cùng thú vị.