Quiz: Khi cần khảo sát địa điểm ra mắt sản phẩm mới, bạn nên đi vào thời điểm nào?

1. Câu hỏi

Khảo sát địa điểm ra mắt sản phẩm mới, bạn nên đi vào thời điểm nào để có cái nhìn chính xác?

A. Buổi sáng

B. Buổi chiều

C. Khung giờ diễn ra sự kiện

D. Khi rảnh

Đáp án đúng: C (Khung giờ diễn ra sự kiện)

2. Giải thích

2.1. Khảo sát địa điểm ra mắt sản phẩm mới khi nào là phù hợp?

Khi đi khảo sát địa điểm tổ chức event, bạn nên đi đúng khung giờ diễn ra chương trình, vì chỉ khi đến đúng thời điểm đó, bạn mới quan sát được chính xác điều kiện thực tế (ánh sáng, thời tiết, giao thông...)

Khi địa điểm vẫn còn trong danh sách shortlist, bạn có thể đi khảo sát trong khung giờ thuận lợi để tiện cho công việc và tiết kiệm thời gian. Nhưng khi đã gần chốt (50:50), bạn cần quay lại đúng vào khung giờ diễn ra sự kiện để làm chuẩn bước này.

4 bước giúp bạn kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Làm thế nào để kiểm tra venue một cách chuyên nghiệp và toàn diện?

1. Đầu tiên, bạn phải liệt kê được những venue phù hợp với concept và ngân sách. Bước này bạn có thể liên hệ với các venue để có thông tin đầu vào cần thiết.

2. Sau đó, bạn cần lập một bảng so sánh thật rõ ràng giữa các venue với nhau để xem điểm mạnh, điểm yếu như thế nào. Từ đó chọn ra Shortlist để đi khảo sát.

3. Khi đến bước đi khảo sát thực tế, bạn cần hỏi, tự đánh giá, và chụp hình tổng quan, chi tiết từng khu vực. Tất nhiên không quên đưa thêm các thông tin có được từ khảo sát vào trong bảng so sánh đã tạo.

4. Từ bảng so sánh đầy đủ và các ảnh khảo sát, một cuộc họp nội bộ sẽ giúp chốt được địa điểm và từ đó tới bước ý tưởng và phương án sản xuất chi tiết.

2.2. Một số lưu ý khi đi khảo sát địa điểm

Khi đi khảo sát, các bạn hãy luôn đặt mình vào vai trò của người tham dự. Một số câu hỏi gợi ý, như sau:

• Các bạn tới địa điểm có dễ bị lạc đường hay dễ bị đi lố một bước thành xa quá hay không?
• Khu vực gửi xe như thế nào? Lối vào cửa chính có dễ đi không? Khi bước vào thì luồng di chuyển bên trong sẽ như thế nào?
• Bàn check-in nên đặt ở đâu để vừa dễ thấy, vừa không gây ùn tắc?
• Từ vị trí ngồi nhìn lên sân khấu, bạn sẽ thấy gì? Ánh sáng có bị chói hay không…?

Tóm lại, các bạn cần quan sát không gian đúng như cách một người tham gia thực sự trải nghiệm chương trình. Có như vậy bạn mới hiểu được tầm nhìn của họ, và từ đó mới đưa ra quyết định hợp lý về vị trí backdrop, màn hình hay các hạng mục trưng bày khác.

Ví dụ khảo sát venue ra mắt sản phẩm POP ICON KEYS

Việc chụp hình trong lúc site check cũng rất quan trọng. Thông thường, các bạn sẽ chụp bằng điện thoại, nhưng nên chủ động để một người đứng trong khung hình để có cơ sở ước lượng tỷ lệ và chiều cao thực tế của vật thể.

Ví dụ: Một backdrop cao 3 mét, nếu ảnh chụp không có người đứng cạnh thì sau này rất khó ước lượng kích thước. Ngoài ra, khi chụp cũng nên canh những góc có tính phối cảnh, để designer dễ dàng tạo ra mockup cho backdrop, standee...

Toàn bộ thông tin quan sát được trong quá trình khảo sát, các bạn nên ghi chú lại thật chi tiết. Sau đó, nhập toàn bộ ghi chú này vào chính slide có ảnh site check, kèm theo floor plan do venue cung cấp. Làm như vậy thì sau này khi cả team cùng nhìn lại, mọi người sẽ rất dễ hình dung và tiện trao đổi.

Để tránh bỏ sót các đầu việc cần kiểm tra, bạn nên chuẩn bị sẵn một bảng checklist. Trong đó, có thể bao gồm những hạng mục như số lượng và kích thước bàn ghế hiện có, nguồn điện, Internet, nhà vệ sinh, phòng thay đồ, vị trí phù hợp để đặt màn hình, máy chiếu, khu vực điều chỉnh ánh sáng, điều hòa, khu vực hậu đài…

Một số lưu ý khi triển khai ý tưởng tại venue

Nội dung được trích từ khoá học New Product Launch Event: Quản lý Sự kiện ra mắt Sản phẩm mới, được giảng dạy bởi chị Mai Thị Ánh Tuyết, Country Marcom Manager VN @ Logitech. Nội dung khoá học bao gồm:

• Nắm vững cách xây dựng Event Brief, biết cách đặt đúng câu hỏi và định hướng Agency ngay từ đầu.
• Hiểu cách làm việc hiệu quả với nhiều bên liên quan và kiểm soát nội dung sự kiện - từ kịch bản đến bài thuyết trình nhằm để đảm bảo nhất quán thông điệp sản phẩm.
• Thực hành lập kế hoạch cho một sự kiện thực tế.

Khoá học này dành cho ai?

• Các Marketer mới đi làm
• Sinh viên, người yêu kiến thức, người quan tâm tới củng cố kỹ năng quản lý một dự án thiên hướng Truyền thông – Marketing
• SME, doanh nghiệp vừa và nhỏ, những công ty có thể đang ở giai đoạn khởi đầu nhưng muốn tổ chức một buổi họp báo rất chỉn chu, một sự kiện ra mắt sản phẩm nhỏ nhưng vẫn ấn tượng, sáng tạo, đúng định vị thương hiệu.​​​​​​