Case-study: 5 điểm chạm tạo nên trải nghiệm đáng nhớ trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới

1. Bố trí không gian sự kiện

Mặt bằng sự kiện (Floor Plan) là nền tảng định hình toàn bộ hành trình trải nghiệm của khách mời. Nếu chỉ phân chia khu vực theo logic sản xuất, không gian sẽ bị rời rạc và thiếu định hướng. Ngược lại, khi được xây dựng dựa trên hành vi di chuyển của khách mời, mặt bằng có thể trở thành một công cụ kể chuyện, với điểm bắt đầu, điểm nhấn và kết thúc rõ ràng.

Một mặt bằng hiệu quả cần được sắp xếp có chủ đích. Điều này thể hiện ở việc kiểm soát luồng di chuyển, hạn chế những khoảng không dư thừa và bố trí các điểm nhận diện thương hiệu tại đúng vị trí quan sát. Khi đó, khách mời không cần được hướng dẫn trực tiếp nhưng vẫn di chuyển qua các khu vực theo đúng ý đồ của chương trình.

Thiết kế không gian và yếu tố hình ảnh cần được kết hợp chặt chẽ để tạo thành một trải nghiệm thống nhất. Khi làm tốt phần này, khách mời sẽ ghi nhớ rõ hơn thông điệp và hình ảnh thương hiệu.

Mời bạn xem thêm: Event Brief là gì? 4 yếu tố cốt lõi của một Event Brief hiệu quả.

2 bước bố trí không gian của sự kiện.

2. Case-study: Hành trình trải nghiệm tại sự kiện ra mắt bàn phím POP Icon Keys của Logitech

2.1. Điều hướng không gian trong sự kiện

Trong sự kiện ra mắt bàn phím POP Icon Keys, thách thức không nằm ở việc thiếu không gian mà là không gian quá lớn so với quy mô khách mời. Địa điểm có sức chứa hàng ngàn người, trong khi số lượng tham dự chỉ hơn 100. Nếu không có định hướng rõ ràng, trải nghiệm dễ bị phân tán và thiếu điểm nhấn.

Giải pháp bắt đầu từ việc kiểm soát phạm vi sử dụng. Những khu vực không cần thiết được chủ động loại bỏ để tránh việc khách di chuyển tự do trong một không gian quá rộng. Khi đó, toàn bộ trải nghiệm được giới hạn trong một khu vực có tính toán trước, giúp duy trì mật độ và sự tập trung.

Sau khi xác định phạm vi, mặt bằng được xây dựng dựa trên hành trình di chuyển cụ thể. Mỗi khu vực được sắp xếp theo một trình tự có chủ đích, đảm bảo khách mời di chuyển tự nhiên nhưng vẫn đi đúng theo hướng đã định, không cần đến biển chỉ dẫn hay sự can thiệp từ nhân sự.

Floor plan của sự kiện ra mắt bàn phím POP Icon Keys.

2.2. 5 điểm chạm trong hành trình trải nghiệm thực tế

Hành trình bắt đầu ngay từ điểm khách bước ra khỏi thang máy, nơi khu check-in được đặt ở vị trí dễ nhận diện. Ngay bên cạnh là khu chụp hình, được bố trí trong tầm nhìn trực tiếp để tạo phản xạ dừng lại và tương tác ngay từ đầu.

Sau điểm này, thay vì để khách phân tán về khu vực ghế chờ, cách bố trí không gian dẫn hướng dòng di chuyển sang khu trưng bày sản phẩm. Đây là bước chuyển quan trọng, đưa sản phẩm trở thành trung tâm của trải nghiệm một cách tự nhiên.

Tiếp theo là các điểm hiển thị nội dung, bao gồm hệ thống màn hình và khu trưng bày kết hợp cùng đối tác. Những khu vực này giúp giữ chân khách mời lâu hơn, đồng thời bổ sung thêm lớp thông tin trước khi sự chú ý được dẫn về sân khấu chính.

Sân khấu chính được đặt ở vị trí trung tâm, đảm bảo dù khách mời đang ở khu vực trải nghiệm hay khu vực chờ đều có thể dễ dàng quan sát được. Điều này tạo ra một lực hút thị giác mạnh mẽ, chuẩn bị tâm thế cho khách mời bước vào phần chính của chương trình sau khi đã hoàn thành vòng tham quan xung quanh.

Hành trình kết thúc tại khu vực có tầm nhìn hướng ra cầu Thủ Thiêm 2. Thời điểm được lựa chọn vào buổi tối, khi thành phố lên đèn, kết hợp với khu đồ uống và đồ ăn nhẹ để tạo một nhịp dừng hợp lý, vừa thư giãn vừa duy trì không khí sự kiện.

Không gian sự kiện được bố trí có chủ đích, dẫn hướng dòng di chuyển của khách mời sang khu trưng bày sản phẩm.
Nguồn: VnExpress

2.3. Hình ảnh và vật phẩm trưng bày

Khi mặt bằng đã được xác định, phần hình ảnh và vật phẩm trưng bày trở thành yếu tố trực tiếp định hình trải nghiệm.

Mỗi vị trí trong không gian cần được xác định rõ sẽ hiển thị nội dung gì và đóng vai trò gì trong tổng thể. Việc này giúp tạo ra các nhịp chuyển trong hành trình, từ thu hút, giữ chân đến dẫn dắt sự chú ý.

Thiết kế cần được hình dung từ góc nhìn của khách mời. Ở mỗi điểm đứng, khách sẽ thấy gì, chú ý vào đâu và tiếp tục di chuyển như thế nào.

Mỗi vị trí trong không gian đều đóng một vai trò cụ thể trong tổng thể sự kiện.
Nguồn: VnExpress

2.4. Công nghệ và nghệ thuật thị giác

Trong dự án này, hệ thống hình ảnh tận dụng mạnh yếu tố trình chiếu như máy chiếu và màn hình.

Cách tiếp cận này phù hợp với ngành công nghệ, nơi ánh sáng, chuyển động và nội dung động giúp tăng cảm nhận hiện đại cho sự kiện. Đồng thời, việc kết hợp với các đối tác như ViewSonic, LG và Clinique giúp thể hiện rõ tính ứng dụng thực tế khi các sản phẩm được đặt trong đúng bối cảnh sử dụng.

Toàn cảnh sự kiện ra mắt POP ICON KEYS tại Việt Nam của Logitech.
Nguồn: Logitech

Toàn bộ hệ thống hình ảnh được xây dựng dựa trên trải nghiệm thực tế của khách mời. Ở mỗi vị trí, có thể xác định rõ họ sẽ nhìn thấy gì và cảm nhận ra sao. Ngay cả khi cần điều chỉnh một số hạng mục để phù hợp ngân sách, cấu trúc trải nghiệm tổng thể vẫn được giữ nguyên.

Khi công nghệ và yếu tố thị giác được kết hợp đúng cách, mỗi chi tiết trong không gian từ ánh sáng đến hình ảnh đều góp phần tạo nên một trải nghiệm liền mạch, giúp khách mời tiếp nhận thông điệp một cách tự nhiên và trọn vẹn.

3. Kết luận

Một sự kiện hiệu quả được thể hiện ở việc khách mời đi trọn hành trình và tiếp nhận đầy đủ thông điệp mà không cần sự dẫn dắt mang tính áp đặt. Khi mặt bằng và hành trình trải nghiệm được thiết kế hợp lý, khách mời có thể tự nhiên khám phá không gian, hiểu nội dung và ghi nhớ thông tin theo đúng định hướng ban đầu của thương hiệu.

Trên đây là phần chia sẻ của chị Mai Thị Ánh Tuyết, Country Marcom Manager, VN @ Logitech. Để xây dựng brief rõ ràng, làm việc hiệu quả với agency, kiểm soát nội dung và trải nghiệm xuyên suốt sự kiện, mời bạn tham khảo khoá học New Product Launch Event: Quản lý Sự kiện ra mắt Sản phẩm mới.

Khoá học được dẫn dắt bởi chị Mai Thị Ánh Tuyết @ Marcom Manager VN tại Logitech; chị luôn tâm huyết hệ thống hóa và chia sẻ trải nghiệm thực tế. Các khóa học của chị tại BRAND Camp, từ kỹ năng triển khai Communication-led Integrated Campaign đến New Product Launch, đều được xây dựng từ những dự án chị trực tiếp điều hành hoặc quan sát sâu sát. Tham gia khóa học, bạn không chỉ học tư duy thực chiến, mà còn cảm nhận được sự gần gũi và tinh thần học hỏi liên tục.