Cách phối hợp giữa Client, Agency và Production House trong quy trình sản xuất TVC

1. Vai trò của Client, Agency và Production House và quy trình sản xuất TVC

Quy trình sản xuất TVC đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của ba bên: Client, Agency và Production House. Mỗi bên giữ một vai trò riêng biệt và là một mắt xích không thể thiếu trong việc biến ý tưởng sáng tạo thành một sản phẩm truyền thông chất lượng.

Mời bạn xem thêm: 5 bước cần có trong quy trình sản xuất TVC hiệu quả.

1.1. Client

Trong quá trình sản xuất TVC, Client – đại diện là Brand Team – sẽ góp mặt nhiều nhất ở giai đoạn đầu của dự án, tức giai đoạn Creative (Lên ý tưởng). Ở giai đoạn này, Client có vai trò định hướng và kiểm soát chất lượng sáng tạo thông qua những công việc chính sau:

• Cung cấp Client Brief rõ ràng, giúp Agency và Production House hiểu đúng tinh thần dự án, cũng như tính chất sản phẩm và mục tiêu truyền thông.
• Phê duyệt ngân sách và ý tưởng chủ đạo (concept) do Agency đề xuất.
• Đưa ra phản hồi, góp ý và nhận xét về các yếu tố quan trọng trong khâu phát triển ý tưởng, cùng một số yếu tố khác khi cần.
• Phê duyệt sản phẩm cuối cùng.

Vai trò của Client.
Nguồn: Brand Camp

1.2. Agency

Agency – đại diện là Account – giữ vai trò cầu nối xuyên suốt dự án. Account vừa làm việc với team nội bộ, vừa kết nối qua lại giữa Client và Production House để đảm bảo quy trình sản xuất được thực thi đúng định hướng, đúng tiến độ.

• Đối với Client: Account phải là người hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của Client, từ đó đề xuất mọi giải pháp phù hợp. Trong trường hợp yêu cầu của Client thiếu tính khả thi, Account cũng không nên từ chối thẳng thừng, mà cần khéo léo phân tích, thuyết phục và cùng khách hàng tìm ra phương án tốt nhất.
• Đối với Production House: Trong quá trình sản xuất, Account không chỉ quản lý tổng thể dự án mà còn cùng ekip sản xuất xử lý những vấn đề phát sinh. Mục đích chính là đảm bảo mọi công đoạn được thực hiện đúng mong đợi của Client mà vẫn giữ vững tính chuyên môn của đội ngũ sản xuất.

Vì tính chất công việc đòi hỏi kỹ năng quản lý dự án toán diện, Account tham gia vào quá trình sản xuất TVC nên có kinh nghiệm từ cấp Senior. Lúc này, Account chính là ròng rọc trong hệ thống bánh răng, giúp các bên phối hợp nhịp nhàng và đảm bảo quá trình sản xuất TVC được vận hành trơn tru, hiệu quả.

Vai trò của Agency.
Nguồn: Brand Camp

1.3. Production House

Sau giai đoạn lên ý tưởng, vai trò trung tâm của dự án được chuyển sang Production House – đơn vị hiện thực hoá ý tưởng sáng tạo của Agency và Client thành những hình ảnh sống động trên màn ảnh.

Nhân sự then chốt của Production House là Producer. Trong quá trình thực hiện TVC, Producer là người chịu trách toàn bộ hoạt động. Từ giai đoạn tiền kỳ (pre-production), quay phim (production) đến hậu kỳ (post-production), Producer phải đảm bảo dự án đi đúng tiến độ, bám sát ngân sách và kế hoạch đã được các bên thống nhất.

Ngoài ra, Producer cũng là người chịu trách nhiệm điều phối và quản lý logistics, bao gồm việc chuẩn bị sản phẩm, thuê và vận chuyển trang thiết bị, cũng như phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, đạo diễn, Art Director sắp xếp bối cảnh tại trường quay…

Trong suốt quá trình này, Producer đóng vai trò cầu nối thông tin giữa ekip đội bộ và đội ngũ Agency – Client. Do đó, Producer phải làm việc sát sao với đạo diễn, đồng thời nắm mọi thông tin từ ekip sản xuất để đảm bảo mọi cập nhật và điều chỉnh được truyền đạt chính xác, kịp thời.

Vai trò của Production House.
Nguồn: Brand Camp

2. Tại sao Client không nên làm việc trực tiếp với Production House

Trong quá trình sản xuất TVC, việc Client làm việc trực tiếp với Production House mà không thông qua Agency là một tình huống khá phổ biến. Tuy nhiên, cách làm này chỉ thực sự phù hợp khi thương hiệu đã có sẵn định hướng sáng tạo và chỉ cần một đội ngũ thực thi. Còn trong đa số trường hợp, điều này có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt chiến lược, ngân sách và chất lượng thành phẩm.

2.1. Mỗi bên đảm nhận một chuyên môn riêng biệt

Agency đề xuất ý tưởng sáng tạo và đảm bảo tính chính xác về mặt chiến lược, trong khi Production House là đơn vị thực thi ý tưởng đó. Nếu Client làm việc trực tiếp với Production House, TVC thành phẩm có thể đi lệch mục tiêu truyền thông hoặc vượt quá ngân sách dự kiến do ekip sản xuất quá chú trọng yếu tố nghệ thuật và kỹ xảo mà thiếu đi sự cân đối về chiến lược.

2.2. Agency đảm nhận việc sàng lọc và xử lý thông tin nhận được từ Client

Trong quá trình làm việc giữa các bên, Agency được xem là một lớp “filter” sàng lọc và xử lý thông tin nhận được từ Client. Agency không chỉ giúp Client cân bằng giữa “mong muốn” và “mục tiêu cần đạt”, mà còn giúp ekip sản xuất đi đúng định hướng của dự án. Khi Client can thiệp quá sâu vào khâu sản xuất, thành phẩm dễ mang màu sắc cá nhân của nhân sự đại diện, thay vì phản ánh đúng tinh thần thương hiệu và mục tiêu kinh doanh.

2.3. Hiệu quả quản lý và chất lượng dự án tổng thể

Trong một chiến dịch truyền thông, Client thường phải đồng thời quản lý nhiều hạng mục công việc khác nhau. Việc trực tiếp điều phối sản xuất TVC có thể khiến Brand Team bị quá tải, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả quản lý và chất lượng dự án tổng thể.

Trong trường hợp Client chỉ có một bản Brief cơ bản, họ nên hợp tác với Agency để được tư vấn chiến lược ngắn hạn và dài hạn, nhận đề xuất ý tưởng và kế hoạch sáng tạo phù hợp với mục tiêu truyền thông, cũng như chọn lựa đạo diễn và Production House phù hợp với quy mô dự án.

3 lý do Client không nên làm việc trực tiếp với Production House.
Nguồn: Brand Camp

3. Kết luận

TVC là kết quả của một quá trình sáng tạo mang tính tập thể, nơi Client, Agency và Production House đảm nhận những vai trò chuyên môn riêng. Chỉ khi các bên hiểu rõ vai trò của nhau và phối hợp trên cùng một định hướng chiến lược, TVC thành phẩm mới thật sự hiệu quả và mang giá trị truyền thông lâu dài.

Để hiểu hơn về quy trình sản xuất TVC, từ việc hiểu bản chất kênh, lựa chọn loại hình video phù hợp cho đến kiểm soát quy trình sản xuất và cuối cùng là đánh giá chất lượng thành phẩm; mời bạn tham khảo khoá học Video Production: Quy trình sản xuất Phim Quảng cáo.

Khóa học Video Production: Quy trình sản xuất Phim Quảng cáo sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức căn bản về Các loại hình Phim Quảng cáo, Tổng thể Quy trình sản xuất và Vai trò của các bên liên quan, giúp bạn có thể giám sát, đánh giá hiệu quả và phối hợp nhịp nhàng cùng ekip sáng tạo. Từ đó, tối ưu ngân sách sản xuất và tạo ra thành phẩm như mong đợi.

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là Giảng viên Lương Thảo Nhi, hiện đang là COO tại B-RISE Integrated Marketing Agency. Với hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc tại các Creative Agency hàng đầu Việt Nam như Dentsu Redder, chị Nhi đã có cơ hội tiếp xúc và thực hiện nhiều dự án sản xuất hình ảnh chủ đạo với quy mô sản xuất và khách hàng khác nhau (Biti's, Vinamilk, Head & Shoulder...). Ngoài ra, chị Nhi còn đạt các giải thưởng như: Bronze APAC Effie Awards, Golden Global Smarties Mobile Marketing…