3 loại dự án chuyên nghiệp và các yếu tố cần lưu ý để làm PR (Public Relations) hiệu quả

Người ta thường nói: “xa mặt cách lòng”. Vì vậy, cho dù chia sẻ nhiều giá trị chung, nhưng thiếu đi các hoạt động để gắn kết, kết nối hai bên thì những mối quan hệ của người làm PR dần dần cũng sẽ phai nhạt.

Bộ khoá học PR sẽ trang bị cho bạn nền tảng vững chắc về truyền thông và kỹ năng lập kế hoạch PR hiệu quả. Bạn sẽ hiểu sâu sắc về vai trò và tầm quan trọng của người làm PR, từ đó xây dựng chiến lược và quản lý các mối quan hệ truyền thông cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp.

1. Dự án chuyên nghiệp – nguyên liệu nuôi dưỡng các mối quan hệ

Phần lớn các mối quan hệ đều bắt đầu từ những dự án chuyên nghiệp (Professional Project) khi 2 bên chưa biết nhau. Nhờ chia sẻ những giá trị chung và sự tôn trọng lẫn nhau, mối quan hệ cá nhân bên ngoài công việc dần được bồi đắp và thắt chặt. Một mối quan hệ chỉ thực sự phát triển, bền vững khi 2 bên làm việc ăn ý cùng nhau. Vậy nên, những dự án chuyên nghiệp chính là yếu tố quan trọng bậc nhất để chúng ta có thể xây dựng được một mối quan hệ đối ngoại tốt.

Sự thành công của những dự án chuyên nghiệp sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu và giúp cho bên thứ 3 có được giá trị mà họ mong muốn. Đây cũng chính là thước đo cho sự thành công của người làm PR.

Ví dụ: Khi xây dựng quan hệ với giới nhà báo, chúng ta không nên chỉ bám vào những dịp sinh nhật, ngày nhà báo Việt Nam hay Tết… mà còn cần phải tự tạo ra những cơ hội định kỳ để gặp gỡ và làm việc với nhau. Chẳng hạn những chuyến tham quan nhà máy của công ty, các buổi trao đổi chia sẻ về chuyên môn, hay những project CSR của công ty, v.v.

2. Các dạng dự án chuyên nghiệp người làm PR có thể thực hiện

Trước hết, chúng ta phải xem lại mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn cũng như tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp là gì để có thể xây dựng thành mục tiêu truyền thông. Sau khi đã xác định được mục tiêu này, chúng ta mới chia nhỏ thành các loại chiến dịch thuần về xây dựng thương hiệu (Brand Campaign), hay chiến dịch ra mắt sản phẩm mới (Product Launch).

• Product Launch: Đây là những chiến dịch liên quan nhiều đến mục tiêu kinh doanh và ra mắt sản phẩm mới. Vì vậy rất khó để PR tham gia xuyên suốt từ đầu tới cuối. Thay vào đó PR chỉ tham gia một số giai đoạn trong quá trình.

Ví dụ: PR nhóm lên sự chờ đợi của công chúng cũng như có được sự ủng hộ của nhóm lead-users và influencers ở giai đoạn trước sự kiện ra mắt. Còn trong event ra mắt, PR đảm bảo sự tham gia của các nhà báo, các KOL, v.v.

• Brand Campaign: Dự án này tập trung vào việc củng cố định vị, tái định vị, ra mắt thông điệp truyền thông mới hay xây dựng sự gắn kết về cảm xúc với thương hiệu… tùy vào mục tiêu đề ra bởi Brand Team. Sau đó, PR được xác định như một tactic để tăng tính bảo chứng (Endorsement) hoặc tạo sự ảnh hưởng đến cộng đồng thông qua nhóm các chuyên gia, nhà báo hoặc KOL. Hoặc cũng có đôi lúc ngược lại, thông qua mối quan hệ của mình, team PR biết được có những dự án của bên thứ ba phù hợp với mục tiêu và đề xuất với Brand Team, sau đó 2 bên cùng làm việc chung trên các dự án này.

Nhưng ngoài những mục tiêu kinh doanh ra, chúng ta còn có những mục tiêu về trách nhiệm xã hội, nhằm xây dựng, củng cố, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Do vậy, ta có thêm một loại dự án mang tên Corporate Communications.

• Corporate Communications: Đây là chiến dịch thuộc trách nhiệm của PR nhiều nhất. Những hoạt động liên quan đến CSR, tuyên truyền kết quả CSR, khai trương hay khởi công, các hoạt động xây dựng quan hệ báo chí, quan hệ với cơ quan chức năng, giới chuyên môn… đều là những việc mà người làm PR phải chịu trách nhiệm.

Trong 3 loại dự án chuyên nghiệp trên, người làm PR thường sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt các hoạt động trong Corporate Communications. Còn đối với các chương trình Product Launch và Brand Campaign, họ sẽ giữ vai trò hỗ trợ đắc lực (PR-support) cho phòng Marketing. Vậy làm thế nào để có thể xây dựng PR Plan chuẩn chỉn? Cùng tham khảo Framework để xây dựng PR Plan tiêu chuẩn nhé!

3. 3 yếu tố cần lưu ý để làm PR (Public Relations) hiệu quả

Vai trò của mối quan hệ trong PR được hiểu qua câu, “Nuôi quân ba năm, dụng quân một giờ”. Tất cả những cố gắng của người làm PR sẽ tạo được lợi thế to lớn cho doanh nghiệp trong dài hạn, ví dụ như nắm bắt những thông tin tiêu cực hay xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh chóng hơn.

Nhiều người cho rằng, muốn làm PR tốt chỉ cần có sẵn mạng lưới mối quan hệ cá nhân rộng. Thực ra, chỉ Personal Relationship không thôi chưa đủ, chúng ta cần cần thêm Shared Values, và trọng tâm là Professional Projects. Cụ thể hơn về 3 yếu tố này:

3.1. Shared Values

Đây là những giá trị chung, trong mối quan hệ, hai bên phải có một, hoặc một vài những giá trị, những điểm chung nào đó, thì mới có thể làm việc và hợp tác lâu dài.

3.2. Professional Projects

Đây là nền tảng để duy trì mối quan hệ. Dù có chia sẻ nhiều giá trị chung, nhưng không có những hoạt động để gắn kết hai bên, thì mối quan hệ dần dần cũng sẽ phai nhạt. Thêm nữa, mối quan hệ chỉ thực sự phát triển, bền vững khi hai bên làm việc ăn ý trong các dự án đó.

3.3 Personal Relationship

Có thể hiểu là bạn bè chân thành không vụ lợi, không hẳn lúc nào cũng xem họ là đối tác, hay khách sáo vì lý do công việc. Tuy nhiên, không phải với ai bạn cũng xây dựng được một mối quan hệ cá nhân tốt.

Đến đây, bạn có thể thấy, để làm PR hiệu quả cần có mạng lưới quan hệ tốt, được xây dựng dựa trên giá trị chung từ những dự án chuyên nghiệp.

Bạn không nên tạo mối quan hệ chỉ bằng khả năng tiếp cận, giao tiếp hay vị thế xã hội. Ngay cả khi làm được, nếu bạn đưa ra yêu cầu công việc cho một mối quan hệ mới, bạn dễ bị hiểu lầm là “kết bạn chỉ để vụ lợi cho công việc”.

Hơn nữa, những dự án chuyên nghiệp mới là KPI đánh giá năng lực của người làm PR, chứ không phải chỉ là độ rộng của mạng lưới mối quan hệ hay sự thân thiết giữa các cá nhân. Nếu bạn chỉ xây dựng mối quan hệ mà không tạo ra giá trị gì cho công ty thì đó cũng có thể xem như sự lãng phí nguồn lực.

Sự thành công của những dự án chuyên nghiệp sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu, đồng thời tạo ra giá trị cho mối quan hệ mà người làm PR xây dựng nên. Điều này thoả mãn 2 vế: giúp công ty đạt được mục tiêu và bên thứ 3 có được giá trị mà họ mong muốn. Đây mới chính là thước đo cho sự thành công của người làm PR.

Điều này khẳng định rằng những dự án mới là khởi đầu, nguyên liệu nuôi dưỡng giúp cho mối quan hệ tốt hơn, chuyển những giá trị chung thành những hoạt động ý nghĩa cho cả hai.

Theo đó, sẽ rất lý tưởng nếu bạn đạt được cả 3 cấp độ của một mối quan hệ tốt: làm việc chuyên nghiệp, chia sẻ giá trị chung, tôn trọng quý mến lẫn nhau đến mức để trở thành bạn bè ngoài đời.

Trên đây là chia sẻ rất tổng quan về 3 loại dự án chuyên nghiệp của người làm PR và các yếu tố cần lưu ý để làm PR (Public Relations) hiệu quả. Cụ thể hơn về việc phát triển các mối quan hệ đối ngoại cũng như cách xây dựng kế hoạch PR sẽ được đề cập chi tiết trong khóa học: “PR Plan & Media Relations Management”. Khóa học về xây dựng mối quan hệ đối ngoại, thiết lập và vận hành kế hoạch PR.

Bài viết được chia sẻ bởi chị Mai Thị Ánh Tuyết, Marketing Manager tại Logitech Vietnam với gần 10 năm kinh nghiệm PR & Corporate Communication tại OPPO Vietnam, UNIBEN Foods, Publisher Relations & Mobile Media Manager tại Goldsun Group.